Comunicazione e Leadership nel condurre una riunione

Ho letto un articolo l’altro giorno in cui viene spiegato dettagliatamente “cosa fare e cosa fare” in occasione di incontri importanti, e uno dei maggiori consigli a  desistere era il seguente “Se non siete preparati, non si pensate neppure di avere l’incontro“.
Posso capire il pensiero dell’autore, non è mai il caso di andare allo sbaraglio, ma mi sia permesso sottolineare che esiste anche il pericolo opposto, cioè “l’essere troppo preparati in quanto leader di una riunione“.
In una riunione, per esempio, può essere un problema per chiunque l’entrarvi con troppe aspettative e a volte puòla condizione ideale potrebbe essere, anziché l’eccesso di preparazione,  il presentarsi senza aspettative ed una lavagna completamente vuota.
Immaginiamo un Leader in una stanza piena di collaboratori che incontra per la prima volta e di cui non conosce assolutamente nulla . . . il team è sicuramente che il leader parli, ma egli anzichè dire, sceglie una persona a caso e chiede “Di cosa ti occupi, di cosa sei responsabile?“.
Questo viene anche detto sparigliare, cioè fare una mossa inaspettata fuori dal copione, in quanto tutti sarebbero pronti a “sentire“, ma impreparati a “raccontare“.
“Umh, Contabilità“, dice il partecipante sfortunato.
“Eccellente” dice il leader “E qual è la situazione attuale in contabilità?”
“Beh, questo è uno dei più trafficati periodi dell’anno per noi, quindi siamo molto occupati.”
“Molto bene. Riesci con i tuoi a essere in pari con le priorità e le scadenze? “
“Beh, ad essere onesti, siamo un pò indietro in questo momento.”
“Capisco, noi ci incontreremo tutti qui di nuovo tra due settimane, quale possa essere la situazione?”
“Penso che tra due settimane possa essere ancora peggiore.”
“Quando pensi di poterti rimettere in pari?”
Il Responsabile ci pensa un pò e poi risponde. “Penso che il lavoro nelle due settimane successive rallenterà abbastanza per permetterci di essere in pari tra quattro settimane“.
“Grazie”, dice il leader “Quindi devi correre dietro ai libri per quasi quattro settimane. Questo è un problema. Che cosa ti occorre per poter procedere più in fretta?“.
“Beh, c’è una discreta quantità di immissione dati,  se potessi avere, anche solo per un giorno o due, un collaboratore in più, questo potrebbe fare una differenza enorme nell’accorciare i tempi“.
“Mi stai dicendo che potresti metterti in pari in due settimane se solo avessi una persona che ti faccia data entry per due giorni?”
“Sì, penso di sì”.
“Perfetto. Troveremo qualcuno, e al nostro prossimo incontro faremo il punto della situazione essendo certamente in pari. Chi è il prossimo?”
Il Leader procede per la stanza, parlando ad ogni capo dipartimento, raccogliendo tre semplici pezzi di informazioni:
■ Qual è la situazione attuale?
■ Qual è la situazione desiderata?
■ Che cosa occorre per arrivare da dove siamo a dove vorremmo essere?
Tutti i partecipanti, nel corso di una riunione, sono in grado di presentare queste informazioni, perché vivono e respirano ogni giorno, e tutti, in questo tipo di riunioni, si sentono come se stessero partecipando a un momento decisamenteproduttivo, percependo che ci si sta muovendo in avanti, anche se pian piano, ma in avanti.
Quando incontri abbiamo vissuto come uno spreco di tempo, semplicemente perchè incapaci di catturare lo stato attuale delle cose, o di cogliere il momento?
Gli esseri umani hanno bisogno di sentirsi soddisfatti, hanno bisogno di un leader “problem solver” capace di ascoltarli e responsabilizzarli, anche sulle piccole cose, perchè il vero allenatore sa che sono i dettagli che rendono forte lo spogliatoio.
Al leader dell’esempio precedente non piaceva la situazione in ragioneria, forse la conosceva prima di dialogare, forse no, fatto sta che semplicemente facendo domande, ascoltando e riqualificando le risposte, è riusciuto, anzichè imporre, a concordare un’azione con il Responsabile che portasse al risultato desiderato.
Per condurre un incontro coinvolgente occorrono:
– la focalizzazione sui fatti più che sulle opinioni
– analizzare il presente per proiettarsi verso il futuro
– colmare pragmaticamente la distanza tra dove si è e dove si vorrebbe essere
Il presente potrebbe anche risultare accettabile, è la proiezione verso il futuro e la visualizzazione dei benefici che deriverebbero da un’azione di miglioramento, che induce le persone a voler colmare il gap prima ancora che venga loro chiesto.
Allo stesso tempo è indispensabile che il leader apprezzi l’onestà e la correttezza delle informazioni provenienti dai partecipanti alla riunione, comunivanco loro il proprio apprezzamento per il contributo ricevuto, concordando, come già visto, l’azione, o le azioni necessarie, che dovranno essere poste in atto dagli interessati.
Il vero rischio e rimanere bloccati dall’eccesso di  informazioni relative al momento attuale, al punto che l’ostacolo possa quasi apparire insormontabile.
Ecco perchè è importante che il leader si proietti e proietti verso il futuro: molte cose non possono essere cambiate, ma tutto è migliorabile
Da come condurremo la riunione influenzeremo le nostre risorse.